Norme di Partecipazione
Ammissione Sono ammessi alla fiera Volterra Comics & Fantasy gli operatori economici, artisti, artigiani e negozi specializzati in prodotti a tema fumetti, videogiochi, fantasy, fantascienza e cultura pop. La partecipazione è riservata agli operatori regolarmente registrati, le cui domande siano state inviate al Comitato Organizzatore entro i termini stabiliti. L’accettazione delle domande e l’assegnazione degli spazi avviene a discrezione del Comitato Organizzatore, in base alla disponibilità e alla coerenza con il tema dell’evento.
Per iscriversi, inviare una email con i seguenti dati:
- Nome e cognome del referente dello stand.
- Ragione Sociale dell’attività, se di tipo commerciale
- Nome dello stand e breve descrizione dell’attività proposta.
- Specificare se si tratta di vendita, esposizione o dimostrazione.
- Categoria merceologica.
- (Es. gadget, fumetti, artigianato, accessori, cibo, ecc.)
- Foto del materiale che si intende esporre o vendere.
- Allegare immagini dei prodotti o delle creazioni principali.
Quote di Partecipazione Il Comitato Organizzatore può richiedere una quota di partecipazione a copertura delle spese organizzative. Tale quota, insieme a eventuali tasse o imposte locali, sarà stabilita annualmente e comunicata agli espositori. La quota è dovuta al momento della conferma della partecipazione e non è rimborsabile, tranne nei casi specificati nel presente regolamento.
Modalità di Iscrizione e Conferma La domanda di partecipazione deve essere inviata alla Segreteria dell’evento entro i termini indicati. L’invio della domanda, se accettata dal Comitato, costituisce impegno definitivo alla partecipazione. Le domande verranno considerate solo se accompagnate dalla documentazione richiesta e regolari con eventuali pagamenti arretrati per edizioni precedenti.
Rinuncia e Rimborsi Gli espositori che rinunciano alla partecipazione fino a 30 giorni prima dell’evento hanno diritto a un rimborso pari al 50% della quota versata. Le rinunce comunicate oltre tale termine non danno diritto ad alcun rimborso.
Assegnazione e Gestione degli Spazi
Assegnazione Stand e Aree Espositive Gli stand sono assegnati in base a criteri di coerenza tematica e spazio disponibile, ma devono rispettare le misure obbligate che invieremo privatamente. Gli espositori possono esporre solo prodotti attinenti al tema Comics & Fantasy. Gli spazi assegnati devono essere allestiti a cura e spese dell’espositore. Il Comitato si riserva il diritto di modificare la disposizione degli stand per esigenze organizzative, con eventuali compensazioni se dovuto.
Cessione e Subaffitto degli Spazi È vietata la cessione o subaffitto degli spazi espositivi, anche a titolo gratuito, senza l’autorizzazione del Comitato Organizzatore. Gli espositori che violano questa norma potranno essere esclusi dalla partecipazione all’evento.
Smontaggio Stand Gli stand potranno essere smontati solo al termine della manifestazione. Qualsiasi smontaggio anticipato comporterà l’esclusione dalle future edizioni e una penale del 50% della quota di partecipazione. Gli espositori devono lasciare gli spazi in buone condizioni, incluse la pulizia e lo smaltimento dei materiali.
Norme di Sicurezza e Responsabilità
Assicurazione Ogni espositore è obbligato a garantire un’adeguata copertura assicurativa per danni e responsabilità civile durante l’evento. Il Comitato declina ogni responsabilità per danni a cose o persone causati dagli espositori.
Vigilanza e Sicurezza Il Comitato Organizzatore provvederà a un servizio di vigilanza notturna per la sicurezza generale degli stand. Tuttavia, non è responsabile di eventuali furti o danni subiti dagli espositori. L’accesso agli stand è vietato nelle ore di chiusura, salvo autorizzazioni speciali.
Regole di Sicurezza Gli espositori devono rispettare le normative di sicurezza durante il montaggio, lo smontaggio e l’esposizione. È vietato esporre o utilizzare oggetti pericolosi o infiammabili. Ogni attività deve essere conforme alle normative vigenti in materia di sicurezza.
Pubblicità e Promozione
Pubblicità all’interno della Fiera Gli espositori possono promuovere solo prodotti e servizi attinenti al tema della fiera. Sono consentiti banner e pubblicità all’interno del proprio stand, mentre ogni altra forma pubblicitaria fuori dallo stand richiede l’autorizzazione del Comitato. Le spese SIAE e le imposte pubblicitarie sono a carico dell’espositore.
Catalogo e Comunicazioni Il Comitato Organizzatore pubblicherà un catalogo ufficiale con l’elenco degli espositori e delle attività. L’inclusione nel catalogo è garantita solo per le domande ricevute entro i termini. Il Comitato non è responsabile per eventuali errori di stampa o ritardi nella pubblicazione.
Disposizioni Finali
Modifiche e Cancellazioni In caso di eventi di forza maggiore o per altre cause di necessità, il Comitato Organizzatore si riserva il diritto di modificare la data dell’evento o di cancellarlo. In caso di cancellazione, agli espositori verrà rimborsata la quota di partecipazione. La partecipazione implica l’accettazione integrale del presente regolamento.
Reclami Eventuali reclami dovranno essere presentati per iscritto alla Segreteria della fiera entro 7 giorni dalla chiusura dell’evento. I reclami saranno presi in considerazione solo se presentati tramite lettera raccomandata o PEC.
